Deaf Access Simcoe Muskoka s’engage à protéger les renseignements personnels fournis par ses clients. Nous gérons vos renseignements personnels en accord avec la Loi sur la protection des renseignements personnels en santé de l’Ontario (PRPSO) et les autres lois qui s’appliquent.
Cette politique énonce les principes et les pratiques que nous suivons regardant la protection de vos renseignements personnels.
Cette politique s’applique à Deaf Access Simcoe Muskoka et à quiconque qui fournit des services en notre nom. Une copie de cette politique peut être fournie aux clients ou aux partenaires sur demande.
Les renseignements personnels sont des informations au sujet d’un individu identifiable. Cela inclut le nom, l’adresse de résidence, le numéro de téléphone, l’âge, le sexe, le statut marital ou familial, un numéro d’identification, des informations financières, des informations médicales de l’individu, etc.
Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous recueillons seulement les renseignements personnels que nous avons besoin dans le but de fournir des services à nos clients et de distribuer de l’information à nos membres de la communauté, incluant les renseignements personnels nécessaires pour :
- délivrer des produits et des services requis
- déterminer l’éligibilité pour recevoir les services
- inscrire un client à un programme
- envoyer de l’information à propos du mandat de l’organisme (nouvelles, événements, programmes, ateliers, etc.)
Nous recueillons normalement les renseignements personnels de nos clients directement d’eux. Nous pouvons recueillir vos renseignements auprès d’une autre personne avec votre consentement ou autorisé par la loi.
Nous informons nos clients avant ou au moment de collecter les renseignements personnels des raisons pour lesquelles nous recueillons ces renseignements. Les seules fois que nous ne fournissions pas cet avertissement sont lorsqu’un individu partage ses renseignements pour une raison évidente (par exemple payer pour un cours par carte de crédit quand l’information est nécessaire pour procéder au paiement.
Nous demandons un consentement pour collecter, utiliser ou divulguer les renseignements personnels de nos clients sauf dans des circonstances spécifiques où la collecte, l’utilisation ou la divulgation est autorisée ou requise par la loi. Nous pouvons assumer votre consentement dans les cas où vous fournissez les renseignements pour une raison évidente.
Nous assumons que votre consentement s’applique toujours pour utiliser, et le cas échéant divulguer vos renseignements personnels que nous avions déjà recueillis dans le but pour lequel ces informations étaient recueillies au départ.
Nous demandons pour votre consentement immédiat pour certaines raisons et nous pourrions ne pas être en mesure de fournir certains services si vous ne voulez pas nous donner votre consentement pour la collection, l’utilisation ou la divulgation de certains renseignements personnels. Lorsqu’un consentement immédiat est nécessaire, nous demandons normalement au client de nous donner son consentement oralement/en ASL (en personne, par téléphone ou Skype) ou par écrit (en signant un formulaire de consentement).
Un client peut retirer son consentement vis-à-vis de l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels en tout temps à moins que les renseignements personnels soient nécessaires, afin de remplir nos obligations légales. Nous respecterons votre décision, mais nous pouvons ne pas être en mesure de vous fournir certains produits et services si nous n’avons pas les renseignements personnels nécessaires.
Nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels du client sans son consentement seulement lorsque c’est autorisé par la loi. Nous pouvons par exemple ne pas demander un consentement quand la collection, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels sont faites dans le but de déterminer la pertinence pour un honneur ou un prix, ou encore une urgence qui met en danger la vie, la santé ou la sécurité.
Nous utilisons et divulguons les renseignements personnels de nos clients uniquement aux fins pour lesquels les renseignements ont été recueillis sauf si autorisé par la loi.
Si nous souhaitons d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous allons exiger votre consentement.
Les renseignements personnels au sujet des employés ou des bénévoles sont recueillis, utilisés ou divulgués seulement aux fins d’établir, de gérer ou de mettre fin à une relation d’emploi ou une relation de travail bénévole. Dans certaines circonstances les renseignements personnels des employés peuvent dans inclure un numéro d’assurance sociale, une évaluation de la performance, etc.
Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels des employés pour atteindre les objectifs suivants :
- Déterminer l’égibillité pour le travail ou le bénévolat, incluant la vérification des qualifications et des références
- Établir les exigences de la formation et du développement
- L’évaluation du rendement ou de la gestion des problèmes de performance s’il y a lieu
- Administrer la rémunération et les avantages sociaux (employés rémunérés seulement)
- Traiter les réclamations de travail des employés (ex. avantages sociaux, compensation d’employé, réclamations d’assurances (employés rémunérés)
- Se conformer avec les exigences des organismes de financement (ex. subventions)
- Se conformer aux lois applicables
- Loi de l’impôt sur le revenu du Canada, Loi sur les normes d’emploi de l’Ontario
Nous recueillons, utilisons et divulguons le type de renseignements personnels des employés, qui est approprié pour rencontrer les objectifs ci-dessus. La liste ci-dessous est une liste de renseignements que nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer, afin de rencontrer ces objectifs.
- Coordonnées telles que votre nom, adresse de résidence, numéro de téléphone, courriel
Vérification des antécédents criminels
- Renseignements d’emploi ou de bénévolat tels que votre CV, (incluant la feuille de route de votre éducation, carrière et les références), les coordonnées des références et les notes d’entrevues, les lettres d’offre et d’acceptation de l’emploi, les formulaires de reconnaissance des politiques, les évaluations de performance, les coordonnées des contacts d’urgence, etc.
- Les renseignements sue les avantages sociaux, incluant les formulaires reliés aux applications ou aux changements de l’état de santé et les assurances, incluant les soins de santé et dentaires, l’assurance vie, invalidité de courte et longue durée, etc. (employés rémunérés seulement)
- Les renseignements financiers reliés au dépôt de la paie et de l’impôt, incluant les numéros d’assurance sociale (employés rémunérés seulement)
- Autres renseignements personnels nécessaires pour la relation de travail ou de bénévolat
Nous informerons nos employés et bénévoles s’il y a des nouvelles raisons pour lesquelles nous recueillerons, utiliserons ou divulgueront les renseignements personnels des employés ou nous allons obtenir votre consentement auparavant ou au moment où les renseignements sont recueillis.
Nous obtiendrons votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels pour des raisons non reliées à l’emploi ou au bénévolat (ex. traitement des ventes de biens ou de dons).
Dans certains cas, lorsque votre emploi ou bénévolat avec nous se termine, nous serons contactés par d’autres organismes, qui exigeront une référence à votre sujet. C’est dans notre politique de ne pas divulguer des renseignements personnels au sujet de nos employés et bénévoles à d’autres organismes, qui exigent des références sans consentement. Nous demandons à ceux qui nous utilisent comme référence de nous le faire savoir. Les renseignements personnels que nous divulguons normalement sont :
- Confirmation qu’un individu était un employé ou un bénévole, incluant le poste, la période dans laquelle l’individu a travaillé ou a fait du bénévolat
- Des renseignements généraux sur les responsabilités du poste de l’individu et son aptitude à remplir ses fonctions et le succès connu durant l’emploi ou le bénévolat
Nous faisons tous les efforts possibles pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts et complets. Nous comptons sur les individus pour nous informer de tout changement dans leurs renseignements personnels, qui pourraient affecter leur relation avec notre organisme.
S’il y a une erreur dans les renseignements que nous avons à votre sujet, veuillez s.v.p. nous laisser savoir et nous allons apporter des corrections sur demande. Dans certains cas, nous pouvons exiger une demande écrite.
Nous protégeons les renseignements personnels dans une manière appropriée à la sensibilité des renseignements. Nous faisons tous les efforts nécessaires pour prévenir la perte, une mauvaise utilisation ou modification des renseignements personnels ainsi que l’accès non autorisé aux renseignements personnels.
Nous utilisons des mesures de sécurité appropriées lorsque nous détruisons les renseignements personnels, incluant le déchiquetage des documents et la suppression permanente des documents électroniques.
Nous conservons les renseignements personnels seulement aussi longtemps qu’il est raisonnable aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou à des fins juridiques ou commerciales.
Les individus ont le droit d’accéder leurs propres renseignements personnels, qui sont sous la garde ou le contrôle de Deaf Access.
Par exemple , les organismes sont tenus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels à refuser de donner accès à des renseignements qui pourraient révéler des informations personnelles sur une autre personne.
Si nous refusons une demande en entier ou en partie, nous allons fournir des raisons pour expliquer le refus. Dans certains cas où des exceptions s’appliquent pour permettre l’accès, nous pouvons retenir l’information et vous fournir le reste des renseignements.
Vous pouvez soumettre une demande pour accéder vos renseignements personnels en personne ou par écrit à la directrice générale. Vous devez fournir des informations suffisantes dans votre demande pour nous permettre d’identifier l’information que vous recherchez.
Vous pouvez soumettre une demande au sujet de notre utilisation de vos renseignements personnels et toute divulgation de ces renseignements aux personnes à l’extérieur de notre organisme. Vous pouvez aussi demander une correction d’une erreur ou d’une omission dans vos renseignements personnels.
Nous allons répondre à votre demande à l’intérieur de 30 jours ouvrables à moins qu’un sursis soit accordé. Nous pouvons charger des frais pour les renseignements et les photocopies. Nous ne chargeons pas de frais lorsque la demande concerne des renseignements personnels d’un employé. Nous allons vous aviser de tous frais qui pourraient s’appliquer avant le traitement de votre demande.
Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de toute cueillette, utilisation ou divulgation des renseignements personnels par Deaf Access Simcoe Muskoka ou au sujet d’une demande d’accès à vos propres renseignements personnels, veuillez s.v.p. contacter la directrice générale. Toutes les commentaires seront reçus et traités selon le processus de plainte de l’agence et notre Politique de plainte du service à la clientèle.
